Déclarer le traitement au DPD (Délégué à la Protection des Données) et à l'e-archiviste

Code de suivi

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Étapes

  1. 1 3 Introduction (étape courante)
  2. 2 3 Description du traitement
  3. 3 3 Durée de conservation et origine

En remplissant ce formulaire, vous déclarez votre démarche au DPO et à l'archiviste.

Traitement CNIL

Votre traitement s'inscrit dans un bouquet de services mis à la disposition des usagers pour accomplir des démarches administratives. Ces traitements, appelés aussi téléservices sont réglementés par un arrêté du 4 Juillet 2013 RU-030.

Votre traitement doit faire l'objet d'une déclaration auprès du correspondant Informatique et Libertés (CIL) (cil@mairie-metz.fr ou cil@metzmetropole.fr) pour validation avant toute mise en production.

Les engagements pris lors de cette déclaration sont à respecter scrupuleusement. Toutes modifications du traitement doit faire l’objet d’une information au CIL obligatoirement

Archivage

Les documents électroniques produits par une administration sont des archives publiques, au même titre que les documents papiers. Leur conservation est de la responsabilité de la collectivité, elle permet de garantir des droits et de répondre à des obligations légales. Code du Patrimoine.

Chaque document possède une DUA (Durée d'Utilité Administrative), durant cette DUA le document est conservé au sein du service producteur. À son terme, il est soit éliminé car ne réprésente aucun intérêt pour la collectivité, soit versé aux archives pour y être conservé.

La création d'une nouvelle démarche et d'un nouveau processus peuvent entrainer la production d'un ou plusieurs documents. Ainsi, dans un deuxième temps, l'objectif de ce formulaire est de définir si la démarche en question produit ou non un doucment. Si oui, il permettra d'identifier l'intérêt (juridique, adminsitratif, financier ou historique) qu'il représente pour la collectivité et ainsi mettre en place une procédure d'archivage et une durée de conservation.

Ainsi, toute démarche produisant un document sera notifié à l'e-archivisite de la ville de Metz (earchiviste@mairie-metz.fr) afin d'apporter la bonne démarche à suivre et guider les services dans la gestion et la conservation des données produites.